HYVÄ TILITOIMISTOTAPA

Hyvä tilitoimistotapa on Taloushallintoliiton laatima eettinen ohjeistus tilitoimistoalalla toimiville.

YLEISTÄ

• Tilitoimisto on taloushallinnon asiantuntijapalveluja tarjoava yritys. Tilitoimisto noudattaa toiminnassaan voimassaolevaa lainsäädäntöä ja hyvää tilitoimistotapaa.
• Tilitoimiston toiminnan tulee olla suunnitelmallista, pitkäjänteistä, huolellista ja ammattitaitoista.
• Tilitoimiston tulee olla taloudellisesti ja muutoinkin toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton voidakseen tuottaa palvelut asiakkaan edun huomioiden.
• Tilitoimiston tulee huolehtia siitä, että sillä on riittävä asiantuntemus ja resurssit toimeksiantojen hoitamiseen. Tarpeen mukaan tulee käyttää eri alojen asiantuntijoita.
  
• Varallisuusvastuuvakuutuksen tulee vastata toiminnan laatua ja laajuutta.
• Tilitoimiston tulee toimia hyvät kollegiaaliset suhteet ja alan arvostus huomioiden ja niitä edistäen.
  
• Tilitoimiston asiakassuhdetoiminnan ja tiedottamisen on oltava luottamusta herättävää.
• Tilitoimiston on pyrittävä mahdollisuuksien mukaan tiedottamaan asiakkaille olennaisista taloushallinnon lainsäädäntömuutoksista.
  
• Tilitoimiston on säännöllisesti varmistettava palvelunsa laatua sopivaksi katsomallaan menetelmällä.

TOIMITILAT JA TYÖVÄLINEET

• Toimitilojen tulee soveltua tilitoimistotoimintaan. Työvälineiden tulee olla toimivia ja ajanmukaisia. Käytössä olevien ohjelmistojen päivityksestä on huolehdittava tarpeen mukaan. Asiakastiedostojen varmistuksista tulee huolehtia säännöllisesti ja asianmukaista menettelytapaa käyttäen.
• Yksittäisten asiakkaiden perus- ja muita tietoja on säilytettävä tilitoimistossa järjestelmällisellä tavalla.
• Ammattitiedon lähteiden pitää olla ajantasalla ja koko henkilökunnan käytettävissä.

HENKILÖSTÖ

• Tilitoimiston henkilöstöllä tulee olla tehtäviään vastaava koulutus ja kokemus.
• Tilitoimiston on huolehdittava henkilöstönsä ammattitaidon ylläpitämisestä ja ammatillisesta kehittymisestä jatkuvalla kouluttamisella.
• Tilitoimiston henkilöstön tulee noudattaa osaltaan hyvää tilitoimistotapaa.

LUOTTAMUKSELLISUUS JA TIETOTURVA

• Tilitoimiston henkilöstö on velvollinen pitämään salassa tietoonsa tulleet tilitoimistoa tai sen asiakkaita koskevat liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot työsuhteen aikana ja sen päätyttyä.
• Asiakkaan perustietoja ja aineistoa on käsiteltävä ja säilytettävä tilitoimistossa siten, että liikesalaisuuksien ja muiden luottamuksellisten tietojen säilyminen turvataan.

ASIAKASSUHTEEN ALKAMINEN

• Asiakkaan toimeksianto tilitoimistolle perustuu sopimukseen. Sopimus tulee tehdä kirjallisena, ellei suulliselle sopimukselle ole erityisiä perusteita. Toimeksiantosopimusta laadittaessa asiakas on tunnistettava luotettavalla tavalla.

TOIMEKSIANNON HOITAMINEN

• Toimeksianto on hoidettava sopimuksen ja voimassa olevien säädösten mukaisesti huolellisesti ja asiantuntemuksella. Asiakastoimeksiannot on hoidettava sovittujen aikataulujen mukaisesti.
• Tilitoimiston palkkio perustuu toimeksiantoon. Palkkio määräytyy toimeksiannossa toimitettavaksi sovittujen palvelujen vaativuuden ja laajuuden perusteella.
• Tilikauden aikainen kirjanpito ja raportointi hoidetaan sopimuksen mukaisesti, laadittu kirjanpito täsmäytetään tilitoimiston työmenetelmien mukaan.
• Tilitoimiston laatimien tilinpäätösasiakirjojen on oltava selkeitä ja huoliteltuja, soveltuvin osin on noudatettava taloushallintoliiton antamaa Hyvä tilinpäätöstapa -suositusta.
• Tilitoimiston laatiessa tilinpäätöksen kirjanpidosta, jota se ei ole itse tehnyt, toimeksianto on rajattava.
• Asiakassuhteen päättyessä toimeksianto hoidetaan sopimuksenmukaisesti loppuun saakka.

DOKUMENTOINTI

• Tilitoimiston on dokumentoitava työnsä olennaisilta osiltaan tarkoituksenmukaisella tavalla mm. aineiston vastaanottaminen ja luovuttaminen sekä annetut huomautukset ja muistutukset. Tilitoimiston on varmistauduttava vastaanottajan oikeudesta luovutettaviin tietoihin.
• Tilitoimiston on säilytettävä asiakastoimeksiantoa koskevat perustiedot ja muu dokumentaatio vähintään viisi vuotta sopimuksen päättymisestä.